結論から話すことの重要性

新卒時に上の方から口酸っぱく言われたことの1つは【結論から話すこと】です。

これは多くのビジネス書籍などで記載されていることなので、ご存じの方が多いかもしれません。

日本語表現の構成例として「起→承→転→結」がありますが、なぜビジネスの現場では結論から話すべきなのでしょうか。今回は結論から話すことの重要性について解説していきます。

結論から話すことのメリット(タイトル回収)

まず、この記事の回答は相手に伝えたいことを”短時間で”伝えられるからです。

お互いの思考を自動で同期できるのであれば別ですが、基本的にはコミュニケーションの時間を消費して思考を共有するわけですから、この時間のロスは最小限にしたいところです。

普通日本語って結論を最後に持ってくるよね～。。

ただ、冒頭でもお話した通り、日本語の表現方法の1つに「起承転結」があります。

• 起：話の前提、背景。
• 承：前提、背景の深堀り。
• 転：最も伝えたいメインの内容を展開。← 二番目に重要な部分
• 結：結論、締め括り。← 一番重要な部分

起承転結で上司と話してみると以下のようになります。

これ、冷静に考えてみるとおかしいですよね。上司は「資料ができているか」しか聞いていないにも関わらず、新人君は無関係な話を長々としてしまっています。

上司としては新人に頼んでいた資料ができているのか、いないのかによって今後のアクションを考えたいため、〇〇課長から任されている案件の話などどうでも良いはずです。

結論から話す表現技法、PREP。

対して、結論から話す表現技法として「PREP法」があります。

• P(oint)：結論。← 一番重要な部分
• R(eason)：理由。← 二番目に重要な部分(この2つで相手が欲しい回答はほぼ充足する。)
• E(xample)：具体例。
• P(oint)：結論の繰り返し。

こちらを用いて同様のコミュニケーションを行うと以下のようになります。

先ほどの起承転結と比較すると、とても端的で会話のテンポがスムーズですよね。

今回の場合、上司が一番気にしていることは任せていた資料ができているのかどうかなので、まず相手が一番知りたい回答をストレートに答えるほうが建設的です。

(まあ、答えづらい内容だと言い訳から入ってお茶を濁したいところではありますけどね笑)

実務での活かし方

とはいえ、最初から実践するのは難しいです。そもそも日本語の語順的に、背景→深堀りと来て最後に結論が来るのが当たり前ですからね。

私も例に漏れずこのタイプだったのですが、ここで1つ、先輩からいただいた言葉で目から鱗なアドバイスがありました。

それは、結論と理由がまとまっていなければ、考えて整理する時間をもらうのは悪いことではないということです。

すぐに答えないと無能だと思われそう…という先入観から、思考がまとまっていない状態で喋ってしまいがちです。

ただ、上の方からすると、ダラダラと話され時間を消費するよりは、「1,2分考える時間をいただいてもよろしいでしょうか。」と数分だけ時間を使ってでも考えを整理して端的に説明してくれるほうがトータルで見て嬉しいとのことです。

いやはや、コミュニケーションとは奥が深いですね。